Die Abbildung zeigt, dass die Bücher liegend aufbewahrt wurden. Auch die vatikanischen Registerserien sind als Bücher (in Quinternionen, das heisst Papierlagen mit je fünf ineinandergelegten, gefalteten Bogen) überliefert und ähneln im Aussehen den Codices auf dem Bild.
Form und Aussehen einer päpstlichen Urkunde hängen in erster Linie davon ab, wann sie ausgestellt und wie sie expediert wurde, d.h. welchen Weg sie bei ihrer Ausstellung nahm.
Ein Privileg ist eine aufwändige und in der Regel feierlich gestaltete Papsturkunde. Die formalen Kriterien von Privilegien veränderten sich im Laufe der Zeit und man unterscheidet zwischen einfachen Privilegien (nur im 12. Jahrhundert in Gebrauch) und feierlichen Privilegien (ab dem 13. Jahrhundert seltener, kommen aber vereinzelt bis ca. Mitte 14. Jahrhundert vor). Formal ähnlich gestaltet sind Bullen, eine Mischform aus Privileg und Littera, die ihre Hochblüte vor allem im 15. Jahrhundert hatten. Breven und Motu proprio gehören zu den einfacheren Urkundenformen, die sich vor allem durch ihre Kürze und Schlichtheit auszeichnen.
Für die Papsturkundenforschung ebenfalls von grossem Interesse sind die päpstlichen Registerserien: Hier wurden nicht nur ausgehende Breven und Bullen säuberlich und chronologisch erfasst, sondern auch die bewilligten Suppliken (Bittschriften) von Gläubigen an den Papst. Die Register bilden teilweise den einzigen Hinweis auf eine Vielzahl päpstlicher Schreiben, die im Verlauf der Jahrhunderte verloren gingen.
Ein weiteres indirektes Zeugnis bilden Transsumpt und Vidimus. Es handelt sich um notarielle Abschriften; das päpstliche Schreiben wurde kopiert oder im Wortlaut in eine neue Urkunde inseriert.
Eine Papsturkunde kann somit zwar im Original verloren, jedoch in einer Abschrift überliefert sein.
