Datierung

Das Aussehen päpstlicher Urkunden variiert in Format, Ausführlichkeit, Ausfertigung und Beschreibstoff. Gemeinsam ist päpstlichen Urkunden aber, dass alle nach einem bestimmten Formular, in einer formalisierten Sprache, im stilus curiae, aufgesetzt wurden. Bei der Ausstellung einer Urkunde gilt es, bestimmte Vorschriften bezüglich Aufbau, Beschreibstoff, Format, Schrift, Datierung und Besiegelung einzuhalten. Formale Abweichungen können immer auch ein Fälschungsindiz sein.
Man unterscheidet äussere Merkmale (z. B. Beschreibstoff, Schrift, Besiegelung) und innere Merkmale (Stil, Sprache, formelhafter Aufbau).

Die äusseren Merkmale umfassen Beschreibstoff, Schrift, Besiegelung und andere Beglaubigungsmerkmale (Unterschriften, Grussformeln, Rota, Monogramm, Kanzleivermerke etc.). Um festzustellen, ob es sich bei einer überlieferten Papsturkunde um eine echte Urkunde oder eine Fälschung handelt, untersucht man die äusseren Merkmale des Dokumentes. Dies ist allerdings nur möglich, wenn man die Urkunde im Original zur Verfügung hat.
Beschreibstoff: Die ältesten überlieferten Papsturkunden wurden auf Papyrus verfasst, am frühesten datiert werden kann ein (fragmentarischer) Brief Hadrians I. von 788. Wegen der geringen Haltbarkeit von Papyrus sind nur etwa 50 Originale erhalten. Papyrusurkunden haben teilweise eine beträchtliche Länge, sie können bei einer Breite von ca. 50 cm einige Meter lang sein.
Die erste überlieferte Pergamenturkunde stammt aus dem Jahr 1005. Bis Mitte des 11. Jahrhunderts verdrängt das Pergament den Papyrus in der päpstlichen Kanzlei als Beschreibstoff. Im Gegensatz zu ihren Vorläufern aus Papyrus weisen Pergamenturkunden ein Querformat auf und haben bedeutend kleinere Zeilenabstände.
Schrift/Schreibflüssigkeit: Als typische Kanzleischrift setzte sich im 12. Jahrhundert die kuriale Minuskel durch, die die römische Kuriale verdrängte. Im 14. Jahrhundert fand der Übergang zur Bastarda statt. Verziert wurden die Urkunden durch die Auszeichnungsschrift in der ersten Zeile, der sogenannten Gitterschrift oder Elongata.
Die Kanzlei benützte ausschliesslich schwarze Tinte, auch wenn diese auf den überlieferten Originalen mittlerweile durch den Alterungsprozess einen Braun-, Grau- oder Gelbstich hat.

Die inneren Merkmale einer Urkunde beziehen sich auf Inhalt, Wortlaut, Aufbau und Stil. Sie lassen sich - im Gegensatz zu den äusseren Merkmalen - auch in einer Abschrift erkennen.
Die Papsturkunde gliedert sich (wie die Königsurkunde) in verschiedene Bestandteile. Nicht alle Papsturkunden verfügen über sämtliche Elemente. Über einen idealtypischen Formenapparat verfügen die mit Sorgfalt ausgeführten feierlichen Privilegien. Unbedingt erforderlich sind im Protokoll Intitulatio und Inscriptio, im Kontext Narratio und Dispositio, im Eschatokoll die Datierung.

*können fehlen

Häufig fehlt die Invocatio, so dass Papsturkunden in der Regel direkt mit der Intitulatio beginnen, also dem Namen des amtierenden Papstes mit dem Zusatz episcopus - der Papst war und ist ja immer auch Bischof von Rom - oder papa.
Die Ordinalzahl fehlt nach dem Papstnamen, auch bei mehreren Amtsträgern gleichen Namens. Seit Gregor I.beginnen die Päpste, den Amtstitel mit der Devotionsformel/ Legitimationsformel servus servorum dei ('Knecht der Knechte Gottes') zu erweitern. Diese Demutsbezeugung, die sich auf Bibelstellen wie 2 Petr 1,1 (Simon Petrus servus et apostolus Iesu Christi) und Röm 1,1 (Paulus servus Christi) bezieht, zeigt das päpstliche Selbstverständnis als Stellvertreter Christi auf Erden und stellt die Päpste in die Apostelnachfolge.

Die Inscriptio ist die Adresse im Urkundenformular, sie listet den/die Urkundenempfänger im Dativ mit Namen, Titel, Wohnort/Kloster/Diözese auf (z. B. dilectis filiis, abbati monasterii de Capella eiusque fratribus tam presentibus quam futuris regularem vitam professis).

Die Salutatio enthält einen Gruss- oder Segenswunsch (z. B. salutem et apostolicam benedictionem) und/oder eine Verewigungsformel (z. B. in perpetuum, ad perpetuam rei memoriam).

Das Protokoll ist meist in Form einer Gitterschrift oder Elongata gehalten, einer sehr schmalen und hochgezogenen Minuskel. An Initialen von Papstnamen sind oftmals auch ornamentale Verzierungen angebracht (sogenannte 'litterae cum floribus').

Auch wenn ein päpstliches Privileg rein vordergründig ein individueller Gnadenerweis für eine bestimmte Person oder Institution darstellte, so wurden für den Kontext in der Regel festgelegten Formeln und stehende Wendungen benützt, so dass sich Papsturkunden im Aufbau oft sehr ähnlich sind.
Die Anfangsbuchstaben der einzelnen Sätze sind graphisch hervorgehoben. Der Kontext bildet den zentralen Teil einer Papsturkunde und gibt den eigentlichen Sachverhalt respektive die Rechtshandlung wieder. Eine Papsturkunde wird gemäss ihres Incipits benannt. In der Regel sind dies die ersten zwei Worte der Arenga oder bei deren Fehlen diejenigen der Narratio, z. B 'Unam sanctam', 'Pastor bonus', 'Antiquorum habet'.

Hat man eine Papsturkunde im Original vor sich, so ist für das weitere Vorgehen entscheidend, ob sie bereits einmal in einer kritischen Edition erschienen ist oder nicht. Bei Papsturkunden ist die Wahrscheinlichkeit europaweit hoch, dass sie in einem Urkundenbuch oder Regestenwerk abgedruckt sind.
In Urkundenbüchern wird in der Regel der lateinische Urkundentext vollständig abgedruckt. In Regestenbüchernhingegen wird der Urkundentext von den jeweiligen Bearbeitern in einer neusprachlichen Kurzzusammenfassung präsentiert. Im Falle unserer Beispielurkunde würde ein solches Regest etwa wie folgt aussehen:

Solche Regesten sind strikt vom Original zu unterscheiden und dürfen nie so zitiert werden, als gäben sie den originalen Wortlaut wieder! Sowohl für Transkription wie auch für Übersetzungen gilt darüber hinaus die Regel, dass sie immer nur eine Interpretation des Originaltextes und ihre Qualität von den Transkriptionsfähigkeiten und Lateinkenntnissen der Bearbeiter abhängig ist. Wer mit Papsturkunden arbeitet, darf sich nicht blind auf Editionen und Regesten verlassen, sondern sollte gegebenenfalls auch die originale Handschrift heranziehen.

Das Schlussprotokoll einer Papsturkunde ist je nach Urkundentyp aufwendiger (feierliches Privileg) oder schlichter (Breve, Littera) gehalten.
Das Eschatokoll eines feierlichen Privilegs enthält die Subscriptiones, also die Unterschriften aller Personen, die an der Ausstellung der Urkunde beteiligt waren.
An erster Stelle unterschreibt der Papst, gemäss Formular:
Ego N. catholice ecclesie episcopus subscripsi. Während frühere Päpste wie Gregor I. ihre Briefe noch selber unterschrieben, beschränkten sich nachfolgende Päpste darauf, lediglich mit Ego oder E zu zeichnen und hörten mit Bonifaz VIII. ganz damit auf.

Die päpstliche Unterschrift wird symmetrisch flankiert von der Rota (links) und dem Bene valete (rechts).
Die Unterschriften der Kardinäle erfolgen nach den ordines (Rangklassen) innerhalb des Kardinalkollegiums: rechts die Kardinaldiakone, in der Mitte die Kardinalbischöfe und links die Kardinalpriester.
Am Ende des Eschatokolls findet sich die Datierung, die je nach Urkundentyp ausführlich gehalten wird, im Minimum aber Ort und Jahr der Urkundenausstellung enthält.

Die Rota bildete sich in der Mitte des 11. Jahrhunderts im Rahmen der Unterfertigung aus. Sie besteht aus zwei konzentrischen Kreisen.
Im inneren Kreis, aufgeteilt auf vier Quadranten, stehen seit Urban II. die Namen der zwei Apostelfürsten scs (sanctus) Petrus und scs (sanctus) Paulus sowie der Name des amtierenden Papstes mit Ordinalzahl, z.B. Innocentius pp (papa) iii.
Im äusseren Ring wird die Devise des jeweiligen Papstes eingetragen. Die Devise verweist meist auf eine Bibelstelle, in den häufigsten Fällen auf das Buch der Psalmen.
In der Regel unterscheiden sich die Devisen, die die Päpste für ihr Pontifikat wählen; es kommt aber auch vor, dass einzelne Päpste aus Referenz eine Devise eines Vorgängerpapstes adaptieren. So verwendeten die drei Päpste Eugen III., Innozenz III. und Gregor IX., ein Neffe Innozenz' III.) die gleiche Devise, nach Psalm 85 (86),17: fac mecum domine signum in bonum ('Wirke an mir ein Zeichen zum Guten').

Das Bene valete ('lebt wohl') ist ein Segenswunsch des Papstes am Ende eines feierlichen Privilegs und ein eigentliches Äquivalent zu seiner Unterschrift. Ursprünglich in ausgeschriebener Form von den Päpsten selbst angebracht, wurde es seit Leo IX. als Monogramm gestaltet. Dabei unterschrieb der Papst nicht mehr selbst und war in der Regel auch nicht mehr an der Ausfertigung beteiligt. Die ausgeschriebene Form kam in Folge nur noch vereinzelt vor.
Bis Clemens III. wurde hinter das Monogramm noch das sogenannte Komma angebracht, ursprünglich als Interpunktionszeichen hinter dem Bene valete gedacht.
Das Monogramm wurde symmetrisch zur Rota angeordnet, wobei die Rota links und das Monogramm rechts zu stehen kam.

Der untere Teil einer Urkunde wird in der Regel nach vorne umgeschlagen, so dass der typische Falz, die Plica (lat. 'Falte'), entsteht. Wer eine Urkunde im Original betrachtet, tut gut daran, auch unter der Plica nachzusehen, denn oftmals sind darunter Schreibervermerke versteckt.
An diesem derart verstärkten Umbug der Urkunde wird das Siegel mit Hanf- oder rot-gelben Seidenschnüren befestigt.
Bullen tragen Bleisiegel, welche einen Durchmesser von circa 3.5 cm haben. Seit Paschal II. werden die päpstlichen Bleisiegel nach dem selbem Schema angefertigt: Auf der einen Seite erscheint der Papstname, der Titel und die Ordnungszahl (Namensstempel), auf der anderen Seite die Köpfe der Apostel Petrus und Paulus und die Inschrift S.PA.S.PE. (Apostelstempel). Beim Tode eines Papstes zerbricht der Kardinalkämmerer den jeweiligen Namensstempel, der Apostelstempel wird jedoch auch unter dem Nachfolger weiterbenutzt. Musste ein Papst zwischen seiner Wahl und Krönung siegeln, verwendete er die sogenannte Bulla dimidia (Halbbulle), die nur einseitig mit dem Apostelstempel bedruckt ist.
Goldbullen wurden von Päpsten nur selten benutzt. Das älteste noch erhaltene Exemplar stammt aus dem Jahr 1524.
Das rote Wachssiegel der Päpste, der sogenannte anulus piscatoris ('Fischerring') findet sich vor allem auf päpstlichen Breven und Sekretbriefen. Es unterscheidet sich von der Bleibulle auch durch die Art der Anbringung. Es ist nicht hängend befestigt, sondern auf die Urkunde aufgedrückt und wird mit einem geflochtenen Band aus Pergament geschützt. Durch diese Art der Befestigung zerbricht das Siegel beim Öffnen der Urkunde allerdings schnell, weshalb nur wenige Brevensiegel erhalten sind.